La empresa Advanced Radiotherapy Corporation S.A, bajo la sigla ART Corporation S.A., e inscrita ante la Cámara de comercio de Bogotá, bajo el Nit 900.260.638-8, ubicada en la Calle 89A No. 20-25 con teléfono: 4748364 – 6106093 y correo electrónico: contacto@artcorporationsa.com.

La presente política de tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Sección 3 Capitulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias, será aplicada por ART Corporation S.A., en relación a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

Que en observación a la actividad de almacenamiento, guarda, custodia y transporte de archivos físicos, medios magnéticos, digitalización, gestión documental inhouse o en outsourcing, manejo de datos de proveedores, clientes, trabajadores, accionistas, ART Corporation S.A. ha procedido con el tratamiento de datos personales, el cual corresponde a nombre, identificación, teléfono de contacto, correo electrónico, para empleados nombre, apellido, identificación, referencias laborales, referencias personales, teléfono, dirección, correo electrónico, foto, en algunos casos antecedentes judiciales, antecedentes de la procuraduría, afiliaciones de parafiscales (EPS, Pensión, Caja, ARL) y cuya finalidad es la que se describen en el punto 8 de la presente Política.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, la empresa aplicara, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a- Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
b- Principio de finalidad: el tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c- Principio de Libertad: el Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d- Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento deber ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
f- Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los limites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Ley y la Constitución. En este sentido el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley.

Los datos personales, salvo la información publica, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente Ley.
g- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitado su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos, de acuerdo a lo contemplado por la normatividad vigente:

a- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el articulo 10 de la presente ley.
c- Ser informado por el responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adiciones o complementen.
e- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable i encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:
Ø El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la empresa.
Ø Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
Ø El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Ø Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Se asegurara el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza publica.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo, proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que ART Corporation S.A., esta obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se cumplirá con las siguientes obligaciones:

Cuando actúa como responsable del tratamiento:
a- Garantizar al titular, en todo el tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que asisten por virtud de la autorización otorgada.
d- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna el encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necearías para que la información permanezca actualizada.
g- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
h- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i- Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j- Tramitar las consulta y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
l- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
m- Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando actúa como Encargado del tratamiento:
a- Garantizar al titular, en todo el tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
d- Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados.
f- Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en tramite” en la forma en que se indica en la presente política.
g- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
h- Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
i- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
j- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
k- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

La empresa requerirá del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley:

a- Información requerida por una entidad publica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b- Datos de naturaleza publica.
c- Casos de urgencia medica o sanitaria.
d- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e- Datos relacionados con el registro Civil de las personas.

La autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, la autorización podrá constar i) por escrito, ii) de forma oral, o iii) mediante conducta inequívoca del titular que permita concluir de forma razonable que se otorgó la autorización; en ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

ART Corporation S.A. mantendrá registros o mecanismos necesarios para demostrar cuando y como se obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento del mismo.

En desarrollo de su objeto social, de los contratos de trabajo suscritos con sus trabajadores, del mantenimiento de vínculos comerciales y de cumplimiento de ordenes de autoridades judiciales y/o administrativas, ART Corporation S.A. podrá dar tratamiento a los datos personales para:

a- Promover y proveer servicios y productos.
b- Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el titular.
c- Informar sobre cambios en productos o servicios.
d- Dar cumplimiento a obligaciones contraídas por el Titular.
e- Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.
f- Evaluar la calidad de productos o servicios a través de encuestas.
g- Enviar felicitaciones, recordatorios e invitaciones de carácter comercial.
h- Enviar al correo electrónico o dispositivo móvil, – vía mensaje de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas y promociones de carácter comercial o publicitario relacionadas con la empresa.
i- Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico Colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
j- Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.
k- Soportar procesos de auditoria interna o externa.
l- Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

a- Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que reposa en la empresa, quien suministrara toda la información contenida en el registro individual o que este vinculada con la identificación del titular, previa solicitud del mismo, la cual será atendida en un plazo máximo de diez (10) hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En el evento de no poder ser atendida en dicho termino, se informara al interesado dentro del mismo termino, expresando los motivos que dan lugar a la imposibilidad, al igual que la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

b- Reclamos: El Titular o sus causahabientes que considere que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la empresa, el cual será tramitado bajo las siguiente reglas:
1. El reclamo del titular se formulara mediante solicitud dirigida a la empresa al correo electrónico contacto@artcorporationsa.com o mediante comunicación escrita dirigida al Gerente Administrativo de ART Corporation S.A., con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, acompañada de los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta ser incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso que, quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un termino máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibió el reclamo completo, este se catalogara con la etiqueta “reclamo en tramite” y el motivo del mismo, en un termino no mayor a dos (2) días hábiles, la etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.
3. El termino máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer termino.

c- Petición de actualización y/o rectificación: ART Corporation S.A. rectificara y/o actualizara a solicitud del titular, la información de este, que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
1. El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico contacto@artcorporationsa.com o en medio físico dirigido a la gerente administrativa, indicando si es actualización y/o rectificación, aportar la documentación que sustente la petición.

d- Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a ART Corporation S.A., la supresión de sus datos, cuando: 1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, bases de datos o tratamientos realizados por la empresa. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia la empresa podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés publico, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

ART Corporation S.A., adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La empresa ART Corporation S.A., será la responsable del tratamiento de los datos personales. El correo electrónico habilitado para los fines estipulados en la presente política es contacto@artcorporationsa.com.

La presente política entra en vigencia a partir del mes de septiembre de 2016.